Técnicas de organización

 Organización inteligente – Organización que aprende

Podríamos definir una organización inteligente como aquella que tiene una filosofía de gestión compartida en todos sus niveles y que se mantiene en constante retroalimentación con sus trabajadores y con sus clientes.

Una organización se transforma en inteligente cuando comparte y utiliza el conocimiento de sus miembros con el fin de responder a los desafíos del entorno.

Por lo tanto, uno de los puntos clave de estas organizaciones es el aprendizaje. El conocimiento que tiene una organización está condicionado a la capacidad que tienen sus miembros para aprender. Pero, el aprendizaje organizacional es mucho más que la simple colección de las experiencias de todos sus miembros. Este surge cuando las nuevas ideas, producto del aprendizaje individual, se comunican a otras personas, validado y aprobado por la organización, generando intercambio de modelos mentales que aseguran la innovación y la efectividad.

La ventaja principal para una organización radica en su capacidad de gestionar los procesos de creación, desarrollo y difusión del conocimiento y de esta manera desarrollar la capacidad de aprendizaje.

 Sistemas de formación

Existen diferentes posibilidades a la hora de formar a los trabajadores en una organización. En este trabajo se pretende el análisis de tres maneras de formación:

1.- Formación presencial

2.- Formación vía Webinar                      

3.- Formación vía Campus

A partir de estas tres opciones podríamos hacer una primera división entre la formación en que el sujeto a estar presente en un espacio temporal determinado (presencial), con las formaciones que utilizan las llamadas TIC para modificar el tiempo o el espacio donde realizar la formación (No presencial).

Pero no es este el análisis que nosotros haremos de estas tres posibles modalidades de formación. Nosotros analizaremos las tres modalidades desde el punto de vista del liderazgo, del trabajo en equipo, de la motivación y también añadiremos la cuestión de la gestión final de esta formación.

Para ello se dará una puntuación del 1 al 3 en cada una de las tres modalidades de formación en función de si creemos que es peor o mejor desde cada uno de los puntos de vista de análisis respectivamente.

Liderazgo

Partiendo de que cualquiera de las tres opciones de formación deben integrarse en una organización inteligente, lo que primero tenemos que hacer es determinar el perfil de líder más apropiado para este tipo de organizaciones.

Una organización inteligente deberá basar su organización en la administración del liderazgo, deberá dar prioridad de liderazgo a las personas con más capacidades con el criterio de justicia e igualdad.

Por lo tanto, los líderes deberán ser capaces de involucrar a todos sus trabajadores en una discusión abierta y continúa sobre la gestión y la calidad de los procesos a desarrollar. También será una obligación del líder la gestión del trabajo, de manera que todo el mundo sepa lo que debe hacer y en definitiva lo que se espera de cada uno.

Por parte de los trabajadores, éstos deberán ser responsables de controlar la calidad y rigor de su trabajo a partir de la filosofía de que haya en la organización.

A sufrir de estas características el perfil más adecuado en este tipo de organización es un líder PARTICIPATIVO. Un líder poco orientado a las tareas, muy orientado a la relación con  gran comunicación bidireccional y una participación conjunta entre el líder y sus colaboradores en la  toma de decisiones.

Condicionado por el perfil de líder y todo dentro del concepto de organización inteligente la puntuación de los tres sistemas es esta:

presencial vía Webinar vía campus
liderazgo 3 2 1

Claramente la presencialidad en cuando al liderazgo sigue siendo muy importante a la hora de que los trabajadores actúen de la manera que se espera y no es menos en el caso de la formación. Posiblemente es el gran problema de los sistemas no presenciales, en que el liderazgo queda más diluido o no tiene la misma fuerza .

  • Trabajo en equipo:

Una posible definición de trabajo en equipo podría ser esta:

Un grupo de personas que se organizan de una forma determinada para conseguir un objetivo común .

Un ejemplo de trabajo en equipo podría ser este:

Cada día más, el éxito  de una organización pasa por la calidad de los grupos de trabajo. Es importante que haya una buena relación entre trabajadores, que tengan la posibilidad de relacionarse entre ellos, dentro de un proceso constante de ampliación de horizontes. Y para ello tenemos que dar prioridad al apoyo y al buen trato de la organización.

En nuestro caso de estudio un concepto importante es el aprendizaje en equipo . El aprendizaje en equipo es el proceso de ordenar y desarrollar la capacidad del equipo para generar los resultados que sus miembros realmente quieren. Esto conlleva la construcción de una visión compartida del trabajo.

Este tipo de aprendizaje tiene tres dimensiones críticas:

  • Los equipos deben aprender a explotar el potencial de muchas mentes para ser más inteligentes que una sola.
  • Cada miembro tiene conocimientos de los demás individuos y actúa de manera que complemente las acciones de los demás.
  • Un equipo que aprende, anima continuamente a otros equipos para que sigan las mismas prácticas de trabajo en equipo.

Teniendo en cuenta la facilidad de trabajo en grupo que proporcionan las tres opciones y teniendo en cuenta el concepto de aprendizaje en equipo las puntuaciones son las siguientes:

presencial vía Webinar vía campus
Trabajo en equipo 2 1
  • motivación

La motivación del personal de una organización es clave para alcanzar el éxito. El reconocimiento y la motivación de la gente son imprescindibles para el funcionamiento de cualquier organización ya que facilitan el proceso de cambio y proporcionan el ambiente necesario para alcanzar los objetivos.

Uno de los aspectos más importantes y básicos para que una empresa pueda alcanzar un buen nivel de competitividad, es la posibilidad de integrar, de una forma eficiente, los recursos humanos con los físicos y financieros.

La calidad de los productos o servicios de cualquier empresa están sujetos a la capacidad de mantener operativos sus sistemas de trabajo de una forma estable, y para ello se necesita personal capacitado y motivado para hacer el mejor trabajo.

En el caso de la formación, la motivación y la curiosidad debe ser la energía para aprender. El individuo debe perseguir sus propios objetivos y sólo aprenderá cuando éste se haga preguntas y busque las respuestas a estas preguntas.

A partir de esta descripción se han puntuado las diferentes opciones:

presencial vía Webinar vía campus
motivación 2 1 3

En este caso consideramos que la ventaja en cuanto a flexibilidad que da la formación vía Campus es un punto importante a la hora de motivar al personal para que realice la formación necesaria.

Entre las otras dos opciones no hay una diferencia significativa en cuanto a la motivación que pueda proporcionar a los trabajadores.

  • Gestión del conocimiento

Podríamos definir la gestión del conocimiento como el proceso de identificar, ordenar y compartir continuamente el conocimiento, para satisfacer las necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existentes como para adquirió y para desarrollar nuevas oportunidades.

Algunos de los motivos por los que los procesos de gestión del conocimiento son tan importante actualmente, son los siguientes:

  • El mercado es cada vez más competitivo, lo que implica una mayor innovación en los productos. Esto hace que el conocimiento tenga que desarrollar y asimilar de una forma más rápida.
  • La presión de la competencia está reduciendo las dimensiones de los grupos de trabajadores que tienen el conocimiento de la empresa.
  • Se requiere tiempo para adquirir el conocimiento y conseguir experiencia a partir de este.
  • Esta aumentando la movilidad del personal, esto implica que el conocimiento se pierda.

La gestión del conocimiento al final es uno de los pilares de las organizaciones actuales, por lo tanto debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar el modelo de formación que permita una mejor gestión de este conocimiento.

Para este apartado la puntuación dada a las diferentes opciones son estas:

presencial vía Webinar vía campus
gestión conocimiento 1 2 3

La formación presencial es la que ofrece menos garantías de preservación del conocimiento que se les pueda proporcionar al trabajadores.

  • resultado
presencial vía Webinar vía campus
liderazgo 3 2 1
Trabajo en equipo 2 1 3
motivación 2 1 3
gestión conocimiento 1 2 3
total 8 6 10

El resultado de nuestro análisis, a partir de las puntuaciones realizadas en los diferentes apartados, nos dice que el mejor sistema de formación por los miembros de una organización inteligente es la formación vía Campus.

  • conclusiones

A partir del análisis realizado de las tres opciones de formación hemos llegado a la conclusión de que la mejor opción es la formación vía Campus.

Básicamente es la mejor opción por ser la  que se puede adaptar mejor el funcionamiento de los trabajadores dentro de la organización. Un punto importante es la facilidad que hay en esta modalidad de gestionar y guardar todo el conocimiento que adquieran los trabajadores y de esta manera no perderlo. El único punto débil, lo tiene en la cuestión del liderazgo.

Una vez determinada la mejor opción   para formar a nuestros trabajadores, también sería importante considerar el cambio de modelo de la organización para uno que fomentas el aprendizaje. La estructura que posiblemente se podría adaptar mejor en una organización de este tipo sería la estructura hipertexto. Este tipo de organización, descrita por Nonaka y Takeuchi   (1995),   vendría a ser la consecución de una estructura en red basada en el conocimiento y el aprendizaje organizacional, creando nuevas formas de relación e interacción electrónicamente a través de las redes telemáticas, de una forma interna con sus miembros como externa.

A partir de estas medidas en cuanto a la formación y en la estructura de la organización, conseguiremos que nuestra organización funcione mejor y esté claramente enfocada hacia el conocimiento y el aprendizaje continuo.